電子帳票とは？対応の必要性と失敗しない電子帳票システムの選び方・ポイントまで解説

働き方改革とは、労働生産性の向上や柔軟な働き方を実現するための取り組みで、テレワークや在宅勤務の普及もその一環です。

紙の帳票は物理的な提出や押印が必要で、在宅勤務では処理が滞りがちになります。作成・回覧・承認・保管のたびに「人の手」がなければならず、時間や場所の制約を受けやすいことから働き方改革への対応も難しくなります。

そこで電子帳票を導入すれば、申請から承認、検索までをオンラインで完結でき、場所に縛られずに業務が進められます。その結果、社員の働きやすさが向上し、企業としても生産性の向上をはかりやすくなります。

企業にとって、帳票は日々の取引や運用を裏付ける証憑であり、不正や誤りを防ぐ“証拠”としての役割も担います。

紙ベースでは、改ざん・紛失・押印管理の曖昧さなどが内部統制上の弱点になりやすく、監査対応でも信頼性を問われることがあるため、電子帳票の導入によって「誰がその帳票にアクセス・閲覧・修正できるか」を細かく制御し、不正アクセスやなりすましを抑制します。

誤入力時の修正や削除も、いつ・どのように行われたかを記録しておくことで後から追跡でき、操作の履歴を自動で残すことも可能です。

経理部門は、請求書・領収書の処理、転記、仕訳、照合、保管といった帳票中心の作業が多く、紙ベースの運用だと作業負荷が非常に大きくなりがちです。電子帳票を導入すれば、こうした定型作業をデジタル処理に置き換えられ、作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減が可能になります。

手入力や転記ミスが起こりにくくなり、チェック負荷も軽くなる他、定型的な単純作業から解放され、経理担当者が別の付加価値業務にリソースを割けるようにもなるでしょう。

さらに、リアルタイムに帳票データを参照できるようになれば経営判断の材料が早く揃い、タイムリーな意思決定も行いやすくなります。

電子帳票なら、クラウドやサーバー上でデータを安全に保管でき、盗難・紛失の懸念を大幅に軽減できます。さらに、バックアップや冗長化をかけることで、万が一の障害時でも復旧できる体制を整えられます。

紙の帳票は、「紛失」「破損」「災害被害」「劣化」といった物理的リスクを常に抱えています。ファイルの入れ替えミス、キャビネットの鍵の管理不備、火災・水害などで一瞬で消失する可能性もゼロではありません。

電子データで管理しておけば、もし災害や事故で紙書類が失われても復旧可能なため、業務停止のリスクを軽減できます。また、紙保管のためのキャビネット・保管倉庫も不要になり、日々の管理負荷を解消できるでしょう。

ペーパーレス化とは、紙の帳票・書類をできるだけ電子データで取り扱うことをさし、近年では、多くの企業がその流れを取り入れつつあります。紙媒体の印刷・配布・保管・廃棄といった手間を削減し、記録・共有をデジタル化することで、煩雑な紙業務を根本から見直せるからです。

紙の使用量が減ると、印刷代・紙代・保管スペースや郵送コストなどの経費も抑えられます。さらに、電子データならば、前述したシステム同士のデータ連携や検索性の向上、リモートワーク対応などを進めやすく、文書の処理や承認プロセスの効率化も可能になります。

企業によっては、紙の使用量を抑えることで、環境の負荷軽減やサステナビリティへの取り組みをアピールでき、企業のブランド価値向上にも寄与するでしょう。

紙の帳票をスキャナーで読み取る他、ExcelやWordをPDF形式で出力して帳票をPDFファイルに変換すれば、帳票のレイアウト・内容をデジタルデータとして保持できます。

PDFは印刷レイアウトを固定できる形式であり、閲覧環境に依存しにくいため、オリジナル（紙）の見た目を保ちつつ保存できるのが強みです。また、特別なシステムやツールを用立てなくても実行できるため、“すぐに取り掛かれる電子化の方法”になります。

一方でPDF 化によるデメリットは、改ざん防止や証拠力を保証できない点です。単にPDFに変換しただけでは、後から編集可能な状態で残ってしまうおそれがあり、真正性の担保にはタイムスタンプや電子署名、アクセスログ管理といった仕組みを補完する必要があります。

電子帳票システムとは、請求書・見積書・領収書などの帳票を紙ではなく電子データとしてオンラインで作成・配信・保存・管理するシステムです。

電子帳票システムを導入すれば、承認や回覧、検索・参照などをシステム上で完結できるため、帳票の電子化に留まらず業務効率の向上も期待できます。さらに、アクセス制御やログ管理、タイムスタンプなどの機能により、不正防止や監査対応といった内部統制面での強化にもつながります。

ただし、導入コスト（初期導入費・運用費）が発生する他、システム障害やサーバーダウンによる業務の遅延、データの消失リスクがある点には注意が必要です。また、利用者側には新しい操作への学習負荷がかかるため、社内教育や定着させるためのルート作りも必要になります。

オンプレミスとは自社サーバーにシステムを構築して運用する形態で、クラウドはベンダーが提供するクラウド環境を利用する形態をさします。

オンプレミスはセキュリティ面で安心感があり、自社に合わせた高度なカスタマイズが可能ですが、初期コストや運用負担が大きくなります。一方でクラウドは、初期費用を抑えられ、インターネット環境があればどこからでも利用できる利便性が魅力です。

選択肢があることで、自社の規模・予算・セキュリティ要件に応じた最適解を選べることがメリットとなります。逆に選べない場合は、自社の方針と合わない運用を強いられる可能性があり、費用対効果が低下したり、業務効率化が十分に進まないといった弊害が生じるリスクがあります。そのため、導入パターンを柔軟に選べるかどうかは、システム選定における大きな判断基準になります。

スマートデバイスに対応した電子帳票システムを導入すれば、外出先や移動中でも承認フローを止めずに進められます。工場・店舗・建設現場など、PCを持ち歩けない環境でもタブレットやスマホで帳票を扱えるため、業務スピードが向上します。

たとえば、営業担当者が出張先の電車移動中にスマホから稟議を承認したり、工場の検査担当がタブレットからチェックリストを入力し、すぐに本社に送信されリアルタイムに状況共有できたりと、業務を止めないための仕組みを構築しやすくなります。

時間や場所や端末が限定されないことで、利用する人にとっても受け入れやすく、「結局紙の方が早い」といった逆戻りを防ぎやすくもなるでしょう。PC前提の仕組みだけでは、紙からの脱却が中途半端に終わりやすいため、スマートデバイスへの対応状況は確認しておくべきポイントです。

電子帳票システムは単独で利用するよりも、会計システムやERP、人事給与システム、ワークフローシステムなどと連携してこそ最大の効果を発揮します。連携できない場合、データの二重入力や情報の断絶が発生し、電子化による効率化が十分に実現できません。そのため、「他システムとスムーズに連携できるかどうか」は、システム選定における重要なポイントとなります。

請求書データが電子帳票システムから会計ソフトに自動連携されることで、担当者が手入力する手間や入力ミスを防止できます。他にも、経費精算の承認が下りたら、そのまま会計システムに仕訳データが登録され、承認後の処理を自動化することも可能です。

他システムとAPI連携できる仕組みがあれば、業務の変化に応じて新しいツールを柔軟に組み込めるため、他のクラウドサービスや基幹システムとの併用による弊害や、DX推進の障害となるリスクも軽減できるでしょう。

ワークフロー申請業務の帳票の電子化には、『Hi-PerBT ワークフロー』の活用がおすすめです。

オンプレミス／クラウドの両方に対応しており、企業の規模や運用方針に合わせて柔軟に導入できます。さらに、スマートデバイスからの利用にも対応しているため、出張先や現場からでもスムーズに承認・確認が可能です。

また、会計システムやERPなど他システムとの連携機能も備えており、電子帳票の利便性を最大限に引き出せる仕組みになっています。

オンライン試用環境が無料で利用可能なため、実際の操作感や機能を体験したうえで導入を検討できます。初めて電子帳票システムを導入する企業でも安心して試せるでしょう。

帳票の電子化は、働き方改革やテレワークの普及、法制度への対応といった観点からも、企業にとって対応は避けて通れないテーマとなっています。

導入を成功させるためには単なるPDF化にとどまらず、承認フローの効率化を支える「電子帳票システム」の活用が重要です。業務効率化・コスト削減・セキュリティ強化の同時実現をめざして、自社に最適なシステムを比較検討しましょう。